Der går ikke længe før, at du skal have 100 % styr på, hvordan du opbevarer følsomme persondata, herunder kontrakter, dokumenter og andre papirer. Det er nemlig sådan, at til maj 2018 så kommer der en ny EU-forordning også kaldet persondataforordningen eller GDPR. Den sætter har til formål at sætte fokus på at styrke sikkerheden og beskyttelsen af personoplysninger inden for Den Europæiske Union.
Det betyder at alle dataansvarlige bliver pålagt, at skulle overholde de nye krav og retningslinjer for opbevaring af persondata.

Sikkerhedsbrud af persondataforordningen

Den lokale databeskyttelsesrådgiver i virksomheden eller offentligt myndighed kan være retsligt forpligtet til at meddele tilsynsmyndighederne uden ubegrundet forsinkelse. Ved sikkerhedsbrud som har medført en ulovlig behandling af data, så skal den enkelte person varsles af enten behandleren eller rådgiveren af data. Det er dog ikke påkrævet, hvis der er tale om anonyme data.

Der kan også blive pålagt sanktioner ved ulovlig behandling af data, og dermed overtrædelse af persondataforordningen.

Følgende straffe kan blive pålagt (jf. Wikipedia):

• Skriftlig advarsel, hvis der er tale om førstegangs- eller ikke tilsigtede brud
• Jævnlige tilsyn af processer mm.
• Bøde på op til 10.000.000 euro eller op til 2 % af forrige regnskabsårs totale årlige omsætning på verdensbasis (også uden for EU)
• Bøde på op til 20.000.000 euro eller op til 4 % af forrige regnskabsårs totale årlige omsætning på verdensbasis (også uden for EU)

Sørger du fx ikke for, at opbevare dine medarbejder kontrakter, salgsaftaler eller leverandørkontrakter inden maj 2018, så risikerer du at ovenstående sanktioner, bliver pålagt din virksomhed.

Imødekom den nye forordning med kontraktstyring

Heldigvis findes der en række softwareværktøjer til håndtering af kontrakter, som ikke koster det vide ud af øjnene. COMAsystem der er en af de førende på markedet i Danmark, har lavet et kontraktstyringsværktøj, som overholder de forskellige krav, som persondataforordningen stiller. Deres system er relativt intuitivt, og er lige til tilgå. Du vil hurtigt opleve, at du let kan indtaste data fra dine kontrakter, såsom kundeoplysninger, leverandøroplysninger og salgsaftaler. Det er nemt at tilgå tidligere dokumenter og finde oplysninger på kontrakt, der skal fornys eller genforhandles.

Det er derfor også omkostningsoptimering af dine udgifter, for hvad nu hvis en betaling forfalder, og du ikke får fuldt op på den? Så er der rykker gebyr mm., som hurtigt kan blive en bekostelig affære.

Vigtigst af alt er dog, at systemet lever op til persondataforordningen med henblik på opbevaring af persondata. Vi har allerede implementeret deres software på tværs af vores virksomhed, og jeg må indrømme at det er hamrende effektivt. Vi skal ikke tænke på noget samtidig med, at vi overholder den nye forordning. Det kan klart anbefales at finde et værktøj til kontraktstyring, så man er ajour med sin opbevaring af data før det nye direktiv lander.